Wanneer je een evenement wilt organiseren dan is het raadzaam om daar ruim op tijd mee te beginnen. Zeker als het gaat om een evenement met betaalde toegang of op een openbare locatie. Hiervoor is toestemming nodig van de gemeente. Een aanvraag kan wel even in beslag nemen. Dien deze dus ruim op tijd in. Het zou zonde zijn als je al allerlei voorbereidingen hebt getroffen en vervolgens blijkt dat de gemeente geen vergunning afgeeft.
Hoe regel je de ticketverkoop?
Tickets voor evenementen worden vandaag de dag meestal online verkocht. De tijd dat bezoekers in hun slaapzak bij het postkantoor lagen ligt al geruime tijd achter ons. Je kunt gebruik maken van een ticket verkoop systeem waarmee je eenvoudig je tickets aanbiedt aan geïnteresseerden. Je kunt verschillende prijzen hanteren, bijvoorbeeld een lager tarief voor kinderen of senioren, een passe-partout voor een meerdaags evenement of toeslagen voor speciale events binnen het hoofd evenement zelf. Je kunt het net zo complex maken als je wilt.
Zorg dat het kopen van tickets makkelijk gaat
Mensen die kaarten willen kopen voor een evenement willen daar niet al te veel moeite voor doen. Het kopen van een ticket moet dus gemakkelijk gaan. Door gebruik te maken van de systemen van Eventgoose zorg je ervoor dat bezoekers met een paar muisklikken hun toegangsbewijs kunnen kopen. Het systeem houdt uiteraard ook het aantal verkochte tickets bij. Je kunt een maximum instellen. Als dat is bereikt dan stopt de verkoop. Op die manier kun je het aantal bezoekers eenvoudig managen.
Artiesten boeken? Doe het op tijd
Wanneer je een artiest wilt boeken om tijdens het evenement op te treden, dan is het zaak om deze zo vroeg mogelijk te boeken. Zeker populaire artiesten hebben vaak aan het begin van het jaar al veel boekingen in de agenda staan. Als een artiest optreedt is het natuurlijk zaak dat je zorgt voor een goede geluidsinstallatie. Die kun je huren, vaak inclusief installatie en techniek. Artiesten geven in hun ‘rider’ aan wat zij nodig hebben aan geluidsinstallatie, kleedkamer en eten en drinken voor zichzelf en eventuele begeleiders. Een optreden van een artiest duurt over het algemeen een half uur. Langer kan ook, dan wordt een pauze ingelast.
Bezoek de locatie vooraf
Het is belangrijk om de locatie waar het evenement plaatsvindt vooraf te bezoeken. Je kunt dan eventuele problemen tijdig tackelen zodat je niet op het laatste moment nog dingen moet gaan regelen. Zorg dat je bevestiging krijgt van een optreden, de catering en andere derde partijen waar je een overeenkomst mee hebt gesloten. Tijdens je verkennende bezoek aan de locatie kun je afspraken maken met de eigenaar of beheerder over het te organiseren evenement en welke voorbereidingen er eventueel enkele dagen van tevoren al kunnen worden getroffen. Hoe minder je hoeft te regelen op de dag zelf, des te minder stress.
